Od stycznia tego roku nie można wystawić faktury VAT do paragonu, który nie zawiera numeru NIP nabywcy.

Oznacza to, że już w momencie sprzedaży klient musi określić czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument.

Jeżeli paragon wystawiony na rzecz podatnika, nie zawiera numeru NIP, nie istnieje możliwość wystawienia przez sprzedawcę na jego podstawie faktury VAT, ani uznania takiego dokumentu, jako faktury uproszczonej w przypadku, gdy wartość zakupu wynosi do 450 zł brutto (100 euro).

Zapraszamy do zapoznania się naszym omówieniem przepisów obowiązujących w tym zakresie.

Zasady obowiązujące do końca 2019 roku

Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późniejszymi zmianami). W myśl ust. 1 przepisu art. 111 cytowanej ustawy, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.  

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Zatem, podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

 

Sposób prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunki używania kas rejestrujących określono natomiast w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r., poz. 816 z późniejszymi zmianami) zwanego dalej rozporządzeniem.

Podatnicy podatku VAT dokonują sprzedaży na rzecz dwóch rodzajów kontrahentów:

  1. osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą będących podatnikami podatku lub podatku od wartości dodanej,
  2. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, czyli konsumentów.

Podatnik - na żądanie nabywcy był zobowiązany wystawić fakturę, pod warunkiem, że żądanie jej otrzymania nabywca zgłosił przed upływem trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.

Ustawodawca ściśle określił terminy w jakich sprzedawca powinien wystawić fakturę osobie fizycznej zgłaszającej żądanie wystawienia faktury VAT w art. 106i ust.6 ustawy VAT:

  1. nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę – pod warunkiem, że żądanie wystawienia faktury zgłoszono do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę,
  2. nie później niż 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania – pod warunkiem, że żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca od końca miesiąca dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Jeżeli sprzedaż została udokumentowana paragonem fiskalnym, nabywca celem uzyskania faktury VAT oddaje paragon podmiotowi dokonującemu sprzedaży, a w zamian otrzymuje stosowną fakturę VAT.

Takie same zasady wystawiania faktur na podstawie paragonów dotyczyły konsumentów jak również podatników podatku VAT posiadających prawo do odliczenia VAT-u na podstawie faktur VAT.

Obecnie obowiązujące zasady

Sprzedaż towarów i usług dokonywana na rzecz podatników podatków VAT zgodnie z art. 106b ust.3 pkt.1 ustawy VAT (Dz.U. 2018 poz. 2174 ze zmianami) należy udokumentować fakturą VAT.
Istnieje także możliwość udokumentowania sprzedaży dla podatników VAT za pośrednictwem paragonu z kasy fiskalnej, który obligatoryjnie musi zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Dla podatników podatku lub podatku od wartości dodanej numerem identyfikującym jest NIP. Podatnik chcąc zrealizować swoje prawo do odliczenia podatku VAT jest zobligowany do otrzymania faktury.

W jaki sposób należy wystawić fakturę do paragonu z kasy fiskalnej?

Od 1 stycznia 2020 r. jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej i potwierdzona paragonem, fakturę wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon ten wystawiony dla podatnika zawiera numer NIP (art. 106b ustęp 5 ustawy o VAT). 

Oznacza to, że już w momencie sprzedaży klient musi określić czy kupuje jako podatnik, czy jako konsument.

Jeżeli kupuje jako podatnik (czyli przedsiębiorca) i chce otrzymać fakturę VAT musi:

  • przy paragonie do kwoty 450 zł brutto (100 euro) - należy podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej.
    Podatnik otrzyma wtedy fakturę wystawioną w formie uproszczonej (czyli paragon z NIP), traktowaną jak zwykła faktura,
  • przy paragonie powyżej kwoty 450 zł brutto (100 euro) - należy także podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej.
    Na podstawie takiego paragonu z NIP podatnik będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie faktury.

W niektórych wypadkach nie można wystawiać faktury uproszczonej.
Są to:

  • sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju,
  • sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju,
  • sprzedaż, dla której nie jest na fakturze podawany numer NIP (np. dostawy na rzecz osób fizycznych niebędących podatnikami),
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów w przypadku, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, a osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca.

Co powinien zawierać paragon fiskalny?

Zgodnie z § 25 ust. 1 rozporządzenia paragon fiskalny (wystawiony przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) zawiera co najmniej:

  1. imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;
  2. numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
  3. numer kolejny wydruku;
  4. datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;
  5. oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;
  6. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;
  7. cenę jednostkową towaru lub usługi;
  8. ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;
  9. wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;
  10. wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;
  11. wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;
  12. łączną wysokość podatku;
  13. łączną wartość sprzedaży brutto;
  14. oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;
  15. kolejny numer paragonu fiskalnego;
  16. numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;
  17. numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy;
  18. logo fiskalne i numer unikatowy.

Jeśli klient nie poda numeru NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że kupuje jako konsument.

Klient nie poda numeru NIP do czasu wystawienia paragonu. Co dalej?

Jeśli klient nie poda numeru NIP do czasu wystawienia paragonu, uznaje się, że kupuje jako konsument.

Podatnik może wystąpić o wystawienie faktury, jednak sprzedawca wystawi mu fakturę taką, jak dla konsumentów - bez NIP nabywcy. Co nie będzie dawało podatnikowi prawa do odliczenia podatku VAT. Sprzedawca nie podpisze nabywcy noty korygującej do faktury bez NIP, zawierającej informacje o zmianie danych w postaci dopisania numeru NIP podatnika. Takie działanie byłoby sprzeczne z intencją ustawodawcy wprowadzającego obostrzenie oraz art. 106b ustęp 5 ustawy VAT. Z tej samej przyczyny, sprzedawca na żądanie nabywcy nie wystawi także faktury korygującej do faktury bez NIP dopisując numer NIP kontrahenta.

Na podstawie interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 grudnia 2019r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.658.2019.1.JM oraz cytowanych przepisów z ustawy VAT należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy podatnik nie ma technicznej możliwości wpisania numeru NIP nabywcy na paragonie, a w momencie zakupu zostanie poinformowany przez nabywcę, że ma dokonać sprzedaży na rzecz podatnika podatku VAT, to podatnik nie powinien ewidencjonować takiej sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, lecz ma obowiązek wystawić od razu fakturę VAT jako dokument potwierdzający sprzedaż.

Restrykcje za niedopełnienie obowiązków

Aby wyegzekwować realizacje tego obowiązku, ustawodawca wprowadził restrykcyjne sankcje zarówno w odniesieniu do sprzedającego, który wystawia faktury ale również nabywcy.

 

Wystawca faktury musi się liczyć z konsekwencją dodatkowego podatku - odpowiadającej podatkowi wynikającemu z niesłusznie wystawionej faktury.

W myśl art. 106b ustęp 6 ustawy o VAT w przypadku stwierdzenia, że sprzedawca będący podatnikiem VAT wystawił fakturę z naruszeniem art. 106b ustęp 5 (czyli na podstawie paragonu wystawionego na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej niezawierającego NIP nabywcy, została wystawiona faktura VAT z numerem NIP nabywcy), organ podatkowy ustali temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze.

 

Natomiast nabywca (przedsiębiorca – czynny podatnik VAT) jeśli ujmie wystawione faktury do paragonu bez numeru NIP w ewidencji VAT i odliczy wykazany w nich podatek, organ podatkowy nakaże nie tylko zwrot odliczonego z tytułu tej faktury podatku, ale także naliczy karę w takiej samej wysokości.

Dodatkowego zobowiązania nie ustala się w stosunku do osób fizycznych, które za ten czyn poniosą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe.

Obowiązek wystawienia faktur do paragonów wyłącznie zawierających NIP nabywcy (podatnika VAT), jak również sankcja za naruszenie tego obowiązku, nie mają zastosowania do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0) zgodnie z art. 106b ustęp 7 ustawy VAT.

 

Zasady tej nie stosuje się do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej przed 1 stycznia 2020 r. Dla paragonów bez NIP-u wystawionych przed datą wejścia znowelizowanej ustawy wprowadzono trzymiesięczny okres ochronny. Przedsiębiorcy mieli czas do końca marca 2020 r., by rozliczyć paragony bez NIP z dnia 31 grudnia 2019 r.

Sprzedaż osobom fizycznym. Jakie obowiązują zasady?

Zasady obowiązujące podczas sprzedaży dokonywanej na rzecz konsumentów różnią się od tych, obejmujących podatników, płatników VAT. Nie uległy one zmianie względem poprzedniego roku.

Sprzedaż towarów i usług dokonywana na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, pełniącymi funkcję ostatecznych płatników podatku VAT podlega zgodnie z art. 111 ustęp 1 ustawy o VAT ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży jest paragon fiskalny.

Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej ma prawo żądać wystawienia faktury zgodnie z art.106b ust.3 ustawy o VAT, a sprzedawca ma obowiązek spełnienia tego żądania, jeżeli prośba o wydanie faktury nastąpiła przed upływem trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ważna interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej - marzec 2020r.

Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 16 marca 2020r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.859.2019.1.ALN należy stwierdzić, iż również w chwili obecnej podatnik ma możliwość wystawiania faktury do paragonu, który nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej dla rolnika ryczałtowego przy czy faktury te również nie będą zawierały NIP-u. Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 maja 2020r. o numerze 0114-KDIP1-3.4012.160.2020.1.ISK przedstawia nowe stanowisko szczególnie interesujące dla branży Retail, ponieważ jest sprzeczne z treścią poprzednich interpretacji.

Treść stanowiska:
paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną.
Paragon w takim przypadku zawiera bowiem wszystkie dane wymagane zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących oraz dodatkowo NIP nabywcy. W takiej sytuacji sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury do takiego paragonu stanowiącego fakturę uproszczoną.
 

Należy uznać, że podatnik dokumentując sprzedaż dokonywaną na rzecz podmiotu będącego podatnikiem podatku VAT lub podatnikiem podatku od wartości dodanej na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer podatnika podatku od wartości dodanej nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą, ma prawo do wystawienia tzw. „zwykłej” faktury do takiego paragonu fiskalnego, o ile nabywca zwróci Wnioskodawcy paragon fiskalny zawierający NIP tego nabywcy”.

Podsumowanie

Na podstawie paragonu bez numeru NIP można wystawić fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, natomiast nie można wystawić faktury z numerem NIP dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą.

Obostrzenie nie dotyczy podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą sklasyfikowanych w PKWiU (49.32.11.0).

Podmiot prowadzący działalność gospodarczą może otrzymać fakturę VAT wyłącznie na podstawie paragonu z widniejącym numerem NIP nabywcy.
Jeżeli z przyczyn technicznych sprzedawca nie może wystawić paragonu z NIP-em nabywcy, powinien poinformować o tym nabywcę przed wystawieniem paragonu, a na jego życzenie zamiast paragonu fiskalnego wystawić fakturę VAT.

Istnieje ścisłe rozróżnienie w zakresie identyfikacji podatkowej, osoby fizyczne posiadają numer identyfikacyjny PESEL, natomiast podatnicy podatku lub podatku od wartości dodanej posiadają numer identyfikacyjny NIP. Należy tę zasadę stosować wystawiając fakturę VAT dla podatnika i konsumenta.

 

 

* Ostatnia aktualizacja - 5 czerwca 2020 r.


AUTOR

Barbara Dąbrowska - ekspert prawa podatkowego, dyrektor finansowy

ekonomista, absolwentka studiów MBA, dyrektor ds. finansów i podatków w firmie konsultingowej, trener - wykładowca między innymi w Centrum Szkoleniowym Fundacji Rozwoju Rachunkowości Sp. z o.o., Wiedzy i Praktyce Sp. z o.o. Federacja Stowarzyszeń Naukowo – Technicznych NOT, Altkom Akademii, LTCA Zarzycki Niebudek Adwokaci i Doradcy Podatkowi Sp. k.

ODWIEDŹ NASZĄ CZYTELNIĘ.

Zapraszamy do lektury pozostałych tekstów